ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
ความสำคัญของสารสนเทศ
บทบาทความสำคัญของสารสนเทศ เป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม โดยการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมในปัจจุบันทำให้สารสนเทศมีความสำคัญเพิ่มขึ้น โดยเน้นประเด็นต่อไปนี้
- ระบบเศรษฐกิจยุคใหม่
- การเปลี่ยนแปลงด้านองค์การและการบริหาร
- การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี
ความหมายของข้อมูล, สารสนเทศ, ความรู้
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์ หรือข้อมูลดิบที่ยังไม่ผ่านการประมวลผล ยังไม่มีความหมายในการนำไปใช้งาน
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลหรือจัดระบบแล้ว เพื่อให้มีความหมายและคุณค่าสำหรับผู้ใช้ **มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ**
ความรู้ (Knowledge) ความรับรู้และความเข้าใจในการนำสารสนเทศไปใช้ในการแก้ปัญหาในการดำเนินงาน
ลักษณะของสารสนเทศที่ดี
ลักษณะสารสนเทศที่ดีมี 4 มิติ คือ
• มิติด้านเวลา (Time)
- การทันเวลา (Timeliness)
- ความเป็นปัจจุบัน (Up-to-date)
- มีระยะเวลา (Time Period)
• มิติด้านเนื้อหา (Content)
- ความถูกต้องเที่ยงตรง
- ความสัมพันธ์กับเรื่อง
- ความสมบูรณ์
- ความน่าเชื่อถือได้
- ตรวจสอบได้
• มิติด้านรูปแบบ (Format)
- ความชัดเจน
- ระดับของการนำเสนอรายละเอียด
- รูปแบบการนำเสนอ
- สื่อในการนำเสนอ
- ความยืดหยุ่น
- ความประหยัด
• มิติด้านกระบวนการ (Process)
- ความสามารถในการเข้าถึง
- การมีส่วนร่วม
- การเชื่อมโยง
ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ ฮาร์ดแวร์ ซอร์ฟแวร์ การสื่อสารโทรคมนาคม การจัดการฐานข้อมูล และเทคโนโลยีที่ใช้ในการประมวลผลสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่รวบรวม ประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน การพัฒนาตัดสินใจ ประสานงานและควบคุมการดำเนินงาน
องค์ประกอบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์
- ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
- ซอฟท์แวร์ (Software)
- ฐานข้อมูล (Database)
- เครือข่าย (Network)
- กระบวนการ (Procedure)
- คน (People)
บทบาทของนักบริหารและผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ
- กำหนดสารสนเทศทีต้องการ (what)
- พิจารณาเวลา (when) ที่ต้องใช้สารสนเทศนั้น
- ทราบว่าจะหาสารสนเทศดังกล่าวได้ที่ไหน (where)
- เข้าใจว่าทำไม (why) จึงต้องมีสารสนเทศนั้น
- ทราบว่าผู้ใช้สารสนเทศคือใคร (for whom)
- จะใช้เครื่องมืออะไร (how)
แนวทางเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ
- แนวทางด้านเทคนิค (Technical Approach)
- แนวทางด้านพฤติกรรม (Behavioral Approach)
ประโยชน์ของสารสนเทศ
สารสนเทศที่ดีมีประโยชน์ในด้านต่อไปนี้
Ø ประสิทธิภาพ (Efficiency)
Ø ประสิทธิผล (Effectiveness)
Ø ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)
Ø คุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Working Life)
ความสัมพันธ์ระหว่างเทคโนโลยีสารสนเทศกับองค์กรและการจัดการ
การจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นเรื่องการออกแบบและการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เกิดประโยชน์มีประสิทธิผล โดยจะต้องเข้าใจถึงสิ่งแวดล้อม โครงสร้างหน้าที่การทำงานวัฒนธรรม การเมือง ภายในองค์การ ตลอดจนบทบาทของผู้บริหารและระบบการตัดสินใจ
องค์การเสมือนจริง (Virtual Organization)
องค์กรเสมือนจริงเป็นรูปแบบขององค์กรแบบใหม่ ดังนั้น จึงยังไม่มีคำจำกัดความที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป ตัวอย่างคำจำกัดความขององค์กรเสมือนจริง เช่น
- องค์กรเสมือนจริง คือ องค์กรที่ใช้เครือข่ายในการเชื่อมโยงคน ทรัพย์สิน และความคิดต่าง ๆ เพื่อสร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดในเรื่องขอบเขตขององค์กรแบบเดิม หรือข้อจำกัดในด้านสถานที่ตั้งขององค์กร (Laudon & Laudon, 1999)
- องค์กรเสมือนจริง คือ รูปแบบองค์กรแบบใหม่ ซึ่งประกอบด้วยคน กลุ่มคน หรือหน่วยงาน หรือองค์การซึ่งไม่ได้อยู่ภายใต้องค์กรเดียวกัน และกระจายอยู่ตามที่ต่าง ๆ ในลักษณะชั่วคราวหรือถาวร โดยผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจะดำเนินการในกระบวนการผลิต (Travica, 1997)
- องค์กรเสมือนจริง คือ เครือข่ายขององค์กรซึ่งเชื่อมโยงด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อจะแลกเปลี่ยนทักษะ ทรัพยากร และสินค้าบริการ
ลักษณะขององค์กรเสมือนจริง
- การใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
- สังคมกับชุมชนเครือข่ายซึ่งมีการร่วมมือและพึ่งพากัน
- ความยืดหยุ่น
- ความไว้วางใจ
- การบริหารตนเอง
- ขอบเขตองค์กรไม่แน่ชัด
- ไม่มีสถานที่ตั้งขององค์กร
สาเหตุของการเกิดองค์กรเสมือนจริง
1. การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม
- การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและความซับซ้อนด้านตลาดและเทคโนโลยี
-การเปลี่ยนแปลงจากยุคอุตสาหกรรมมาเป็นยุคสารสนเทศ ให้ความสำคัญกับคุณค่าผลผลิตทางปัญญามากขึ้น
2. ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศ
- การพัฒนาของ IT ทำให้คนทำงานน้อยลง มีอิสระในการทำงานมากขึ้น มีความยืดหยุ่นมากขึ้น
- ความก้าวหน้าของเครือข่ายโทรคมนาคม ช่วยให้การติดต่อสื่อสารระหว่างองค์กรและบุคคลเป็นไปได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
3. ลูกค้า
- ลูกค้ามีทางเลือกในการตัดสินใจมากขึ้น มีข้อมูลสินค้าและบริการมากขึ้น
4. คนทำงาน
- คนให้ความสำคัญกับวิชาชีพของตัวเองมากกว่าองค์กรใดองค์กรหนึ่ง และให้คุณค่ากับชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวเท่าเทียมกัน
รีอินจิเนียริ่ง
รีอินจีเนียริ่ง คือ การทบทวนความคิดพื้นฐาน และการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่โดยสิ้นเชิง เพื่อให้บรรลุผลการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ ในผลงาน เช่น ต้นทุน, คุณภาพ, บริการ, และความเร็ว
หลักการของรีอินจีเนียริ่ง
- การคิดใหม่จากพื้นฐาน
- การออกแบบใหม่อย่างถอนรากถอนโคน
- การปรับปรุงที่ส่งผลอย่างใหญ่หลวง
- เน้นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน
เหตุผลในการทำรีอินจีเนียริ่ง
1. ลูกค้า
- มีความรู้ความเข้าใจในสินค้า/บริการมากขึ้น
- มีความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลจำนวนมหาศาลง่ายขึ้น
- มีพลังในการต่อรองมากขึ้น
2. การแข่งขัน
- มีความรุนแรงมากขึ้น, มีรูปแบบที่หลากหลายขึ้น
- มีการนำเทคโนโลยีมาสร้างสรรค์การผลิตสินค้า/บริการมากขึ้น
- มีการบุกรุกจากคู่แข่งต่างชาติมากขึ้น
องค์ประกอบของรีอินจีเนียริ่ง
3. การปรับปรุงการทำงานใหม่ (Re orchestrate)
การปรับปรุงการทำงาน Re engineering มี 2 ระดับคือ
- การเปลี่ยนแปลงทั้งองค์กร ทุกกระบวนการในการทำงาน
- การเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ คือ เลือกเฉพาะบางกระบวนการที่มีความสำคัญต่อการทำงาน หรือทางด้านการแข่งขัน, การสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า เป็นต้น
ข้อดีของรีอินจีเนียริ่ง
1. ปรับเปลี่ยนแนวคิดใหม่ในการทำงานทั้งหมด โดยไม่ยึดติดกับระบบการทำงานแบบเดิม
2. มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นสำคัญ
3. เจ้าหน้าที่/พนักงาน ทำงานได้เป็นอิสระมากขึ้น
4. มีการนำ IT/IS มาใช้ในการปรังปรุงงาน
5. เป็นวิธีปรับปรุงที่ให้ความสำคัญต่อกระบวนการเป็นสำคัญ
ข้อจำกัดของรีอินจีเนียริ่ง
1. RE ละเลยเรื่องคนในองค์กร ทำให้พนักงานขาดขวัญ และกำลังใจในการทำงาน
2. ขาดการนำเรื่องวัฒนธรรมองค์การมาพิจารณาในการปรับปรุงงาน
3. การทำ RE เป็นการเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ ยากที่จะทำให้ประสบความสำเร็จโดยฉับพลัน และยังมีความเสี่ยงค่อนข้างสูง
4. มีลักษณะการเปลี่ยนแปลงจากระดับสูงลงมา ขาดการมีส่วนร่วมจากระดับล่าง ทำให้พันธะผูกพัน การเปลี่ยนแปลงมีน้อย
การจัดการความรู้ (Knowledge Management)
ความรู้ คือสารสนเทศที่มีคุณค่ามากที่สุด เพราะเป็นสารสนเทศที่ผสมผสานเข้ากับประสบการณ์ วิจารณญาณ และปัญญาของคนเข้าไปด้วย
ความรู้จำแนกเป็นสองประเภทคือ
- ความรู้แบบไม่ชัดแจ้ง (Tacit Knowledge) คือ ความรู้ที่มีเนื้อหาเฉพาะเจาะจง ยากที่จะสื่อสารให้คนอื่นทราบหรือเข้าใจได้ง่าย ต้องอาศัยทักษะในการฝึกฝน เช่น การว่ายน้ำ การขี่จักรยาน เป็นต้น
- ความรู้แบบชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) คือความรู้ที่สามารถรวบรวม จัดระบบ และถ่ายทอดโดยใช้ IT ได้ เช่น ความรู้ที่ได้จากหนังสือหรือตำราต่างๆ เป็นต้น
การจัดการความรู้ คือ กระบวนการที่สำคัญในการสร้าง จัดระบบ และถ่ายทอดความรู้อย่างทั่วถึงภายในองค์กร เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน หรือทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลมากขึ้น
องค์ประกอบของ Knowledge Management มีดังนี้
- การสร้างความรู้
คือ การแสวงหาความรู้ใหม่ ๆ ให้เกิดขึ้นในองค์กร โดยผ่านกลไก การเรียนรู้ อาทิ การวิจัยและพัฒนา การร่วมกันแก้ไขปัญหา, การพัฒนาเครือข่าย, หรือการพัฒนาผ่านเครือข่ายเป็นต้น
- การจัดระบบความรู้
เมื่อความรู้ได้สร้างขึ้นแล้ว จะมีกระบวนการต่อเนื่องในการจัดระบบความรู้ รวมถึงการแสดงความรู้ในลักษณะที่ง่ายต่อการเข้าถึงหรือถ่ายโอน
- การถ่ายทอดความรู้
คือ การนำความรู้ที่มีอยู่ถ่ายทอดไปยังบุคคลอื่น หรือหน่วยงานอื่น เช่นการใช้เครือข่ายในองค์กร หรือการใช้ซอร์ฟแวร์สำหรับทำงานเป็นกลุ่ม
ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ
เฮอร์ไชม์ (Hirscheim,1985) ได้เสนอแนวคิดเกี่ยวกับผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถจำแนกได้ 3 กลุ่มคือ
- กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านบวก (Optimism)
- กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านลบ (Pressimism)
- กลุ่มที่มองผลกระทบในลักษณะสัมพันธ์ (Relativism)
